Stok Yönetimi

STOK YÖNETİMİ

Hepimizin bildiği gibi yönetim standartlarında bazı temel fonksiyonları bulunmaktadır. bu temel fonksiyonlar; planlama, organize etme, yöneltme, kontrol-denetim fonksiyonlarıdır. Stok Yönetimi kavramında da aynı fonksiyonlar mutlaka bulunmalıdır ama stoklar perspektifinde yer almalıdır. Stoklarımızı yönetmek için stoklarımızın temel yapısını yani sınıflandırma sistemini tanımlamamız gerekmektedir.

Sonrasında sınıflandırılmış stokların her birisi için ayrı ayrı planlar (kısa-orta-uzun) oluşturmalıyız. Bu planlar doğrultusunda stokların plana uygun yönetilmesi için gerekli organizasyon yapısı ile organizasyonel birimlerin koordinesini sağlayacak sistem ve bu sistemi uygulamak için de yöneltme işlemlerinin ayrıntılı olarak tasarlanması gerekmektedir. Bu işlemler tamamlandıktan sonra da stokların planlamalarına uygun şekilde yönetilip yönetilmediğini mutlaka kontrol sistem ile denetleyerek önleyici ve revize edici aktivitelerin başlatılması gerekmektedir.

Peki stok sınıflandırma sistemi ne demektir? Stok sınıflandırma sistemi stok kalemlerinizin sahip olduğu harekete ait dinamiklere göre gerek istatistiksel gerekse Pareto gibi analizle yaparak stok yapılarınızı temel sınıflara ayrılmasıdır. Bu aşama stok yönetimi için en temel aşama olmakla birlikte belki de en fazla zaman alacak sürecinizdir. Stoklarınızı sınıflandırmak için iyi derecede istatistik bilgisine sahip Endüstri Mühendisleri’nin oluşturacağı raporlamalar kullanılmalıdır. İstatistiksel analiz fazla zaman almakla birlikte her ürün için ayrı ayrı yapılması gerekmektedir. Ürünlerin sahip olduğu dinamikler, artan mı, azalan mı, saçılma halinde mi, statik mi, normal dağılımda mı vb. gibi sorulara cevap aranmalıdır. Bu aşamada SPSS, Easyfit gibi yardımcı programlar kullanılabilir.

Sınıflandırma tamamlandıysa, planlama fonksiyonunu nasıl yapmalıyız? Şu noktaya açıklık getirilmesi gerekmektedir; Stokların yönetilmesi demek stokların takibi kayıtlarının tutulması demek değildir. Stokların doğruluğu sadece stok yönetim sisteminin performans göstergesi olarak tanımlanabilir ve başlı başına yönetim fonksiyonu olan stok yönetimi bir adet gösterge ile kesinlikle ve kesinlikle yönetilemez. Stoklarım bire bir tutuyor ne olabilir ki? Sorusu aklınıza geliyor olabilir.

Burada stoklarımızın davranışlarını minimum maksimum noktalarını, sipariş verme seviyelerini, ekonomik sipariş miktarlarını vb. kriterleri mutlaka hesaplayabiliyor ve biliyor olmamız gerekmektedir. Aksi takdirde planlamadan söz edemeyiz. Bilmediğimizi yönetemeyiz ve planlayamayız. Planlamak ilerde olası senaryolara göre alternatifler üreterek stok hareketliliğini en verimli hale getirmektir. FIFO, LIFO vb. sistemlerden bahsetmiyorum. Burada bir stok kaleminiz ile ilgili;

·         Stok seviyesi … değerinin altına düşünce … kadar sipariş ver ki … günlük temin süresi boyunca … olan sipariş noktası değeri kadar ürün ile işlemlerimi devam ettireyim ve kenarda … kadar emniyet stoğumda değişken yapıdaki taleplerim için güvenli tampon bölgem olarak dursun. Diyebiliyor musunuz?

·         Başka bir stok kalemi için stok seviyesi ... değerine geldiği zaman tampon stok ile işleme devam et ve siparişini ver. Diyebiliyor musunuz?

·         … stok kalemimin ortalama satış hızı … olmakla birlikte ödeme vadesi … gün ama müşteriden tahsil vadem … seviyesinde olduğu için ürünün parasını ödemeden … kere elimdeki stoğu çevirmekteyim ve … karlılığa ulaşmaktayım. Veya, bu vade oranları ile bu stok kalemini … günlük finans yüküne katlanıyorum, tedarikçimle veya müşterimle ödeme vadelerini revize etmeliyim. Diyebiliyor musunuz?

İşte stok yönetimi böyle bir dünyaya adım atmak demektir. Çok mu zor? Zor, ama yapan nasıl yapıyor, çalışarak, analiz ederek, politikalar geliştirerek ve yönetim fonksiyonlarını uygulayarak sürekli iyileştirerek yapıyor. Bilmiyorsanız yönetemezsiniz…

Birde kontrol sistemi vardı? Bu ne demek!!! Firmalar iç bünyelerindeki sistemi iyi anlamaları ve dış dünya ile olan ilişkilerini iyi bilmeleri gerekmektedir. Bu ilişkiler aslında bir sistemde kaos olmaması için gerekli kontrol sistemini tanımlayabilmenize olanak tanıyacaktır. Stoklarınızla ilgili o kadar analiz çalışma vs. yaptınız ama stoklarınız ile ilgili kontrol sistemi tasarlamadıysanız, en geç iki ay içinde stoklarınız eski düzenine ve alışkanlıklarına geri döneceklerdir.

Etkin kontrol için etkin iç kontrol sistemini de stok yönetimi için kurgulamanız gerekmektedir. Dönemsel ve periyodik kontroller yaparak anahtar performans göstergelerini tanımlamanız ve takip etmeniz gerek. Ön yargılar ile değil veriler ile kontrollerinizi ve sonuçlarını aktivitelere dönüştürmeniz çok önemli. Evet Stok doğruluğu bir göstergedir. Bunun yanında ürün geri dönüş hızı, vade çevrim yapısı, negatif nakit akış avantajı oranı vb. gibi birçok göstergeyi, iç dinamiklerinize yani kendi sisteminize göre kurgulamalısınız.

Stoklar görünmeyen maliyet kalemlerinizdir. Sermayenizi dinlendirdiğiniz kalemlerdir. Ama iş yapabilmeniz, üretiminiz ve/veya satışınız için de yegâne bulundurmanız gerek varlıklarınızdır. Takip etmeyi bırakıp stoklarınızı yönetmeye başlamalısınız.