DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ

Doküman Yönetim Sisteminin İncelenmesi

Kurum içinde varsa kullanılan doküman yönetim sisteminin yürütülecek operasyonel çalışmalar açısından yeterliliği; kurumnların üst yönetimin temsil edildiği orta kademe yöneticilerin katılacağı bir toplantı ile değerlendirilir.

Değerlendirme sonrası ihtiyaç var ise gerekli revizyonlar yapılarak, Doküman yönetim sisteminin yayınlanması ve kullanıma alınması sağlanır.
Doküman yönetim sisteminin olmaması durumunda; şirkette yürütülecek süreçlerle yönetim proje çalışmaları süresince;

-          Ortaya çıkacak; prosedür, süreç, süreç haritası, talimat, liste, plan, form vb dokümanların nasıl hangi formatta hazırlanacağı ve numaralandırılacağı,

-          Bu dokümanları hangi pozisyonlar tarafından hazırlayacağı ve onaylayacağı
-          Onaylanmış dokümanların ne şekilde dağıtımlarının yapılacağı,
-          Herhangi bir değişiklik durumunda bu değişikliklerin nasıl ve hangi pozisyonlar tarafından yapılacağı ve onaylanacağı
-          Değişikliklerin kontrol altında ne şekilde tutulacağını vb. kritik konuları
tanımlayan bir Doküman Yönetim Süreci ve prosedürü hazırlamak proje kapsamında ele alınması gerekmektedir.

DOKÜMANTASYON

Dokümanlar kurum içerisinde bilgilerin taşındığı iş akışlarının başlatıldığı, değişikliklerin ve niteliklerin kayıt altına alındığı, takip edilip yada referans olarak kullanılıp işlemlerin kolaylaştırıldığı araçlardır. Dokümanlar üzerinde her kurumun kendine özgü numaralandırma, versiyonlama, takip ve dokümanlara ulaşım sistemi bulunmaktadır. Burada dikkate alınması gereken mevcut dokümanlar üzerinde gerçekleştirilen yönetim faaliyetleri kurumun ihtiyaçlarını hızlı ve etkin şekilde karşılayabilmesidir. Dokümanlar üzerinde yapılan işlemler ve dokümanların kullanım amaçları aşağıda maddeler halinde yer almaktadır.

·         Kaydetme	·         Karşılaştırma
·         Değiştirme	·         Faks
·         Arama – Bulma	·         Elektronik Posta
·         Görüntüleme	·         İş Akışı Başlatma
·         Kopyalama	·         Birleştirme
·         Yazdırma	·         Dönüştürme
·         Koruma	·         Sıkıştırma
·         Not Alma	·         Dağıtım
·         Uzaktan Erişim	·         Arşiv

Dokümanların kurum içerisindeki fonksiyonlarına göre kurum açısından hayati öneme sahip oldukları açıkça görülmektedir. Aşağıda yer alan sorulara verilen yanıtlara göre kurumların etkin doküman sistemine sahip olduğu yada doküman sistemine ihtiyaç duyduğu anlaşılabilir. Özellikle belirmek gerekir ki doküman sistemi he kurumun kendi iç faaliyetlerindeki dinamiklere göre şekillenerek kurum ihtiyaçlarına uygun olarak dizayn edilmesi gerekmektedir.

1.         Kurum ya da kuruluşunuzdaki herhangi bir üye bir diğerinin ürettiği dokümana kolayca ulaşabiliyor mu?

2.         Eğer anında ulaşamıyorsa istediği dokümanı bulması ne kadar sürüyor?
3.         Ekip üyelerinin doküman ihtiyacının sıklığı nedir?
4.         Bir dizi belgeyi listeleyip sadece isimlerine bakarak içeriklerini tam olarak bilebilir misiniz?
5.         Tüm dokümanlarınızın isimleri ile müşteriler açıkça anlaşılacak şekilde ilişkilendirilmiş durumda mı?
6.         İçeriği kolayca tahmin edebiliyor musunuz?
7.         Dokümanlarınız istisnasız ve kesintisiz bir şekilde etiketlenip saklanıyor mu?
8.       Bilgisayar ağınızda ya da ofisinizin içinde dağılmış bulunan dokümanları kolayca toparlayıp sınıflandırabiliyor musunuz?
9.       Tüm belgelere, fiziksel konumlarından, ilgili konu ve şekilden bağımsız olarak ve tek bir noktadan erişebiliyor musunuz?
10.     Her bir sorumlu personelin ya da yöneticinin bulunduğu konum ya da rolden herhangi bir çeşit belgeyi (tablo, grafik veri, yazışma, resim, veritabanı bilgisi, web sayfası vb.) görmesini sağlayabiliyor musunuz?
11.     Eğer elektronik belgeler ve bir yazılım kullanıyorsanız bir tablo görüntülemek için önce onu grafik biçimine mi dönüştürmeniz gerekiyor?
12.     Tüm belgelerinize görüntüleme, değiştirme, not alabilme gibi yetkiler verebiliyor musunuz?
13.     Elektronik olsun ya da olmasın sisteminizde her bir dokümana kurumda bulunduğu süre boyunca neler yapıldığına ilişkin bilgi saklanıyor mu?
14.     Artık kullanılmayan belgeler sık sık erişilen belgeler gibi saklanmaya ve yer kaplamaya devam ediyor mu?
15.     Hiç belgelerinizin kaybolduğu oldu mu?
16.     Hiç aynı belge üzerinde birden fazla kişi çalıştığı için herşeyi baştan yapmak zorunda kaldınız mı?
17.     Herhangi bir konuya ilişkin farklı bölümlere, kişilere, tarihlere ya da formata ait dokümanları aynı anda derlemeniz gerekti mi?
18.     Peki ya ana bilgisayara erişimiz koptuysa? Elinizdeki doküman ne olacak?
19.     Üzerinde çalışmakta olduğunuz bir dokümanın ıslak imzalı haline anında ulaşmak isterseniz bunu yapabilir misiniz?
20.     Üzerinde bir ekibin çalı_makta olduğu bir belgeniz var ve siz hanginizin elindekinin geçerli kopya olduğunu bilmiyorsunuz! Başınıza geldi mi?

Doküman Yönetim Sistemi Oluşturma Esnasında İzlenmesi Gereken Yol Haritası

Bir işletmede doküman yönetimi sürecini oluşturan doküman yönetim sisteminin oluşturulması ve tasarlanması esnasında aşağıda yer alan adımların gerçekleştirilmesi gerekmektedir. bu adımlar analiz edilirken tasarım aşamasında yukarıda yer alan iki maddede geçen durumlar göz önünde bulundurulmalıdır.

·         Kurum içinde ve kurum dışında kullanılan dokümanları belirle,
·         Dokümanların kullanım alanlarını belirle,
·         Dokümanların nereden geldiğini ve nereye gideceği bilgilerini belirle,
·         Dokümanların saklama sürelerini yasal, güncel ve iş gereksinimine göre belirle,
·         Belgeleri indeksleme, sınıflama ve/veya mantıksal gruplara ayırma yolları ile dokümanları tutma kriterlerini belirle,
·         Dokümanların kaydını tutma, iletme, kabul etme(onaylama), imha etme vb… gibi işlemlerini belirle
·         Arşivde önemli, gizli, yangında kurtarılacaklar vb… sistem dahilinde tanımlamalarını yap,
·         Dokümanların depolama(arşivleme) sistemini belirle,
·         Dokümanlara erişim koşul ve yetkilerini, güvenlik önlemlerini tasarla,
·         Dokümanların tasfiye(ayıklama-imha) işlemlerini sistematik, rutin ve/veya gerekli olduğu durumları tanımla,
·         Doküman Yönetim Sisteminin dokümantasyonunu raporlama ve prosedürel faaliyetlerini yazılı hale getir.

Yukarıda yer alan şekil bir dokümanın yaşam döngüsünü ifade etmektedir. Bu döngüde yer alan tüm aşamaların ayrıntılı incelenerek doküman yönetim sisteminin oluşturulması gerekmektedir. Doküman döngüsü analiz edildikten sonra aşağıda yer alan dokümanların Doküman Yönetim Süreci’nin tasarlanmasından sonra oluşturulması gerekmektedir.

·         Dosyalama Plan Sistemi	·         Doküman Yönetimi El Kitabı
·         Ayıklama & İmha Planı	·         Doküman Saklama Planı
·         Belgeleri Tanımlama & Koruma Tanımları	·         Kullanılacak Araç – Gereç ve Yöntemler Tanım Dosyası