İŞ SÜRECİ HARİTALAMA

İŞ SÜRECİ HARİTALAMA

Süreç, bir iç veya dış müşteriye çıktı (hizmet veya ürün) veren tanımlanabilir, tekrarlanabilir ve ölçülebilir görevler topluluğudur. Bir süreci ele almamız için öncelikle o süreci tanımamız gerekmektedir. Tanımak için ise sürecin dokuz temel öğesini iyi ayırt etmeli ve bu öğeleri tanımalı-tanımlamalıyız. Bu öğeler aşağıda açıklanmaktadır.

• Müşteri : Ürün veya hizmetin içi veya dış alıcısı,
• Çıktı İhtiyaçları : Müşterinin ihtiyacı olan ürü veya hizmetin, müşteri ile ortaklaşa tanımlanmış ve ölçülebilir özellikleri,
• Çıktı : İhtiyaçları karşılayacak ürün veya hizmet,
• Konusu : Ele alınan bir süreç içerisinde gerçekleştirilen işlemlerin tümü,
• İşlemler : Sürece tabi olan materyal üzerinde değer eklemek için tanımlanmış eylem veya eylemler topluluğu,
• Girdi İhtiyaçları : Tedarikçinin sağlaması istenen ürün veya hizmetin, tedarikçi ile ortaklaşa tanımlanmış ve ölçülebilir özellikleri,
• Girdi : Girdi ihtiyaçlarını karşılayacak, tedarikçinin sağladığı ürün veya hizmet,
• Tedarikçi : Girdileri temin eden kişi ve/veya organizasyon,
• Proses Sınırı : Süreç sahibinin müşteri/tedarikçi ilişkileri ile sınırları tanımlanmış sorumluluk alanını ifade etmektedir.

İş süreci haritalama, bir işin yapılış biçimini anlamak için anahtar rol oynayan bir yöntemdir. Süreçleri haritalama gerçekte neler olduğunu gün yüzüne çıkartır. Takım üyeleri arasında fikir birliğinin sağlanmasında etkili rol oynar ve gelişimleri tanımlamak adına büyük bir adıma vesile teşkil eder. Yeniden işlemelere ve gecikmelere neden olan gizli adımları, doğru haritalama araçları ve teknikleri kullanıldığında elimine eder.

Süreç haritalama karmaşık bir yöntem olmamasına rağmen getirileri kayda değer bir yöntemdir. İlk olarak, gerçekte nelerin meydana geldiğini ve olası istenmeyen durumlara neyin sebep olduğunu bulmamıza, finansal tabanı/sınırı belirlememize, performans boşluklarını ve geliştirme olanaklarını ortaya çıkarmamıza yardımcı olmaktadır. Ayrıca takımımıza bir işin nasıl yapılması gerektiği konusunda rehber gibi çalışmaktadır ve verimliliği artırıcı etlisi bulunmaktadır.

Haritalama, yenilenmiş veya değiştirilmiş iş süreçlerinin iş operasyonları üzerindeki etkisinin belirlenmesine yardımcı olmaktadır. Ayrıca gelecekteki gereksinimler için ve yapılabilecekler için taslak oluşturulması için ip ucu sayılabilecek verileri bünyesinde barındırabilir. İş haritalama yöntemi pek çok aracı da bünyesinde barındırmaktadır. Bu araçlar;

• Temel Süreç Haritalama;
• Mevcut Sürç Haritalama,
• Alt Süreçleri Haritalama,
• Ana Süreç Haritalama,
• İş Akış Süreci Haritalama,
• Spagetti Diyagramı,
• Fonksiyonel Haritalama,
• İş Değerinin Ölçümünde Süreç Haritalaması,
• Zaman Bazlı Haritalama,
• Değer Akışı Haritalama,

Kalite geliştirme pratisyenleri, süreçlerin çeşitli grafiksel tanımlamalarının faydalı olacağını belirtmektedirler. Bu tanımlamalara, detaylı akış şeması, iş akış diyagramı ve değer akışı haritası örnek olarak gösterilebilir. Her haritalama tekniği süreç sorunlarına ve ele alınan teorilere bağlı olduğu müddetçe birçok konuda yardımcı olmaktadır. Süreç haritalama, süreç akışının kullanımını ve mevcut yapının daha iyi anlaşılmasını ifade eden karmaşıklıktan uzak bir yöntemdir. Ayrıca bağımlı ve bağımsız değişkenler arasındaki ilişkiyi de anlamamıza yardımcı olan bu ilişkiyi yönlendirmemize zemin hazırlayan yöntem süreç haritalama yöntemidir.